会议失败的故事-iOS Conf Budapest事后调查

tl; dr：售出的门票不足以资助会议，因此我不得不取消票务，以免花光所有费用。 而是会有一个免费活动，您可以在 此处 找到详细信息 。

背景故事

我叫Gabor Nagy Farkas，我是一次失败的会议的组织者。 怎么可能

我是Supercharge的iOS开发人员，也是NSBudapest的组织者，NSBudapest是布达佩斯的iOS开发人员的本地聚会。 去年，我参观了欧洲各地的几次会议，并意识到这样做并不难。 我已经在布达佩斯组织活动，有经验，那么为什么不大规模地创作呢？ 那时只有十二月，所以如果我想在四月举行一个活动，我还有四个月的时间来准备事情，对吗？

开始

我从规划支出开始。 对于场地，餐饮，商品和演讲者的差旅费用，总成本将在13-15 000美元左右。我不想依靠赞助商提供资金，因此我计划将全部成本都包括在内通过出售100张门票。 由于我是进行存款的人，因此我确保只要我在2月底之前取消就可以将其退还。 我决定在12月底前确定会场，并准备尝试一下。

作为iOS开发人员，我与许多非常有才华的设计师一起工作，而我的同事Erika非常友好，可以为会议设计网站和营销材料。 他们准备好之后，我便开始寻找赞助商。 我的目标很高，并接触了Sketch，Reveal，Tower，STRV和O’Reilly等一些顶级公司。 他们非常愿意共同合作。 在与当地公司的讨论中，我也得到了很多积极的反馈，并且似乎有很多合作的可能性。 作为对他们的支持的回报，我承诺将至少有一百人参加此次活动，并确保他们拥有代表他们的公司所需的所有材料。

当我确定是时候开始售票时，我已经确认了几位将在会议上发言的演讲者，并且非常想知道邀请谁参加。 在短短几天之内，所有二十张早鸟票已经售罄。 我很惊喜，因为看起来人们真的很感兴趣参加。 卖了二十张票，距离会议还有三个多月的时间，怎么可能出问题了？

什么地方出了错

如果您考虑召开一次很棒的会议，那么最重要的三件事是什么？ 多元化的演讲者阵容，美味的食物和快速的互联网。 那时我意识到我们遇到了问题。 当我选择一个具有中心位置的场所时，我没有考虑它的wifi连接，事实证明这很差。 进行改进的最便宜的选择是，如果我购买了一些4G路由器和SIM卡，但这将需要大量工作，并且仍需花费近1000美元。

那不是唯一的额外费用。 我意识到，我必须为赞助商提供展位以促进他们的公司发展。 我出售的赞助套餐可以支付费用，但我没有指望这些摊位的价格有多高。 特别是当我发现由于某种原因无法租用它们时，我将不得不购买它们。

同时，门票销售放缓。 尽管在开始的几天里售出了前20张票后我一直很乐观，但一个月后的总数仍然不到50张。尽管我在社交媒体上推广会议，但人们似乎没有回应。

财务负担只是我问题的一部分。 到一月底，我要做的大量工作变得势不可挡。 其中包括：与潜在的赞助商会面，与发言人交换电子邮件，管理在线个人资料，解决基础架构的上述问题，更不用说诸如预订餐厅，住宿和场地之类的基础知识了。 随着时间的流逝，这一切都是我日常工作的补充，随着时间的流逝，我发现越来越难以管理所有工作。

我现在会做些什么

首先，如果我要再次组织一次会议，我不会独自承担所有工作。 我会找到一个合作伙伴。 召开国际会议要比召开本地会议更为艰巨。

准备是关键。 我应该对场所中需要的东西有一份详尽的清单。 我记得要问有关投影仪，椅子和饮料的问题，但忘了问互联网连接的质量了。 有很多小事情容易忘记：电源插座的位置，音频系统，浴室的数量，可访问性等。这些通常被认为是理所当然的，但是如果不考虑这些因素，它们可能会破坏事件。

另外，我会给自己更多的时间准备一切。 会议开始前两个月，我仍在确认发言人。 在我开始售票之前，应该早得多完成这项工作。 这使获得赞助商变得更加困难，因为我很着急。 我本可以在会议召开日期至少六个月之前开始所有这些工作。

结论

由于我可以收回大部分存款，因此这并不是完全的灾难，但是我在某些事情上仍然不愿花钱。 因此，我决定将其变成免费活动，不要浪费我的钱。 希望您在4月12日与我们的国际演讲者一起参加我们的本地聚会。

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